電話の話し方の基本マナーと気をつけるべきポイント:対面した時に好印象を持たせよう!

電話の応対はビジネスマナーの基本。電話の応対は、対面で与える第一印象と同じように相手へのイメージを左右します。

今はネットや携帯電話が普及しているため、電話に対して苦手意識が高い人が多いですが、ビジネスでは今でも必須アイテムです。基本的なマナーをおさえておけば、不安になることもありません。

電話は3コール以内にとろう

電話が鳴ったら、基本3コール以内で出るのが基本です。それ以上待たせてしまったら、まず「大変おまたせいたしました」の一言を添えましょう。

ビジネス電話の基本は会社名等を伝えること

会社の電話ですから、まずは会社名と担当部署、名前を伝えましょう。電話の受付担当が最初に出て、その後に担当部署に電話を回してくる場合は、部署名と名前を伝えます。それから相手の要件を伺います。

内容によっては折り返す

個人情報の関係で直接答えられない場合や本人確認が必要な場合は、会社の手順通りにします。

通常は本人確認のため、生年月日、住所、フルネーム等を聞きますが、場合によっては届け先の電話番号に折り返します。

また、調べるのに時間がかかる場合も折り返しするか、そのままお待ちいただけるかを確認します。折り返しする場合は、ナンバーディスプレイであっても、必ず折り返しの番号を確認しましょう。

相手に電話をかける場合のマナー

相手の会社に電話をかける場合は、会社名と氏名を伝えます。担当者につないでもらったら、まず「お忙しいところ大変申し訳ございません」と一言挨拶してから、自己紹介と要件をつたえます。

電話を切る前に「それでは失礼いたします」と一言、相手が電話を切るまでは受話器を置きません。

話し方に注意しよう

顔が見えないため、話し方に注意が必要。ハキハキとゆっくり丁寧に話しましょう。少し普段より高めの声で話すと元気さが伝わります。

敬語を使おう

きちんとした敬語を使いましょう。相手に話すときは、自分の会社の上司には敬語を使わず、例えば外出していることを伝えるときは「申し訳ございません。ただいま〇〇(敬称なし)は外出しております」となります。

外出中に電話をいただいているので「私でよろしければご用件を承りますが」と伝え、相手が本人と話したいと言ったら、「〇〇は何時ごろ戻りの予定です。戻り次第の折り返しいたします。」と伝えましょう。

最後に「折り返しの際のお電話番号を教えていただけますか」と折り返し先を聞き、再度電話番号、会社名、部署、氏名を確認します。

電話はビジネスでは必要なツールです。基本、会社関係の方には、携帯でなく会社に電話をします。

何度か連絡を取って、携帯電話を相手の方から教えてもらえた場合は携帯にかけても大丈夫ですが、こちらから個人の携帯電話を聞くのはビジネスでは失礼になります。

電話の場合であっても基本は会社の営業時間内にかけるのがマナーです。非常識な時間に携帯にかけるのはやめましょう。

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