FAXで気をつけるべきポイントと基本マナー7つ:FAXレター同封は常識!

FAXを使ったことがなく、仕事の取引先や子供が通っている学校など、失敗できない相手にFAXを送らなければいけない時に困ってしまう人が多いようです。

最近はメールに資料を添付する場合がほとんどなので、使い方を知らないのも仕方がないと言えます。

今回はFAXを送る前に確認したいことから、送った後にするべきことまで紹介するので、気をつけるべきポイントを押さえて、礼儀をわきまえた仕事ができる人という印象を相手に持たせましょう。

FAXを送ると事前に伝える

最近のFAXは、送信先にデーターで送られます。

送信先の方が必要だと思えば、印刷して確認するのですが、不必要な宣伝広告のFAXがたくさんきて、確認せず一斉にデーターを削除しているという場合もあります。

そうでなくても間違って削除されてしまうかもしれないので、FAXで送る旨を先方に事前に連絡しておくのがいいでしょう。

FAX送信ってどうやるの?

一般的な機種ですと、向きをそろえてFAX送信口に入れて、FAXのボタンを押します。その後、送信先の番号を入力して、書類データが送信されるのを待ちます。

送信先が受信しない場合は、再度同じ作業を繰り返します。

FAXレターを忘れずに

FAXレターは、FAX送付状ともいわれています。

FAXの内容だけでは、誰宛に届いたものかわからないので、FAXレターをつけて宛先が間違っていないことを伝えます。

FAXレターには、送り先の会社名、担当部署、担当者、発信先の会社名、担当部署、担当者、送信日時、件名、レターを含む送信枚数を記入します。

会社でFAXレターの書式があればそれを使いますが、特に決まりがなければWordや、ネットでテンプレートが簡単に作れますので、それを1枚目にして送りましょう。

FAXを送った後は確認を

FAXは、相手の電話が混み合っていると届かないこともあります。

必ず送信後、「今送りましたが届いておりますか」と確認の連絡をしましょう。

FAXレターに枚数をいれておくことで、先方も書類が全部届いているのか、確認できます。

FAXで送る際に配慮すること

FAXはメールと違って会社に届くので、だれが受け取るかわかりません。

FAXレターをつけることで、送信先の担当者に届けてもらうことはできますが、内容が他の人に見られることがあります。そういったことも考え、センシティブな情報をのせることは避けましょう。

もしそういった内容を送らなければならない場合は、先方に事前にFAXで送って大丈夫かを確認する必要があります。

FAXを送る場合は立ち合いをお願いする

重要な内容を外部に送る際、もし間違ってしまったら情報漏えいです。

登録先になっている相手に送る場合も含め、FAXを送る際には、他の人に立ち会ってもらい、ダブルチェックをしたうえで、送るようにしましょう。

送信先は登録する

頻繁にFAXを送る先は、登録先に設定しておくと、情報漏えいを未然に防げます。

登録先に設定する際も、テスト送信をするなどして、きちんと確認しましょう。

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