忘年会の案内を送る際のマナー:メールで気をつける事項は?

忘年会をつつがなく行うためには参加者に忘年会への案内を贈ることが不可欠です。忘年会の案内はどのような文章にするのが望ましいのでしょうか?どんな点に注意するべきなのでしょうか?

受け取った人が忘年会を楽しみに思えるような案内のマナーについて紹介をします。

件名を見て忘年会のお知らせだと分かるものにする

忘年会の案内を贈る時は一目見て、忘年会がらみの要件だと分かるものにしましょう。忘年会シーズンとはつまり、年末です。年末は師走とも言えるくらいみんな慌ただしく、忙しい時期です。

「お世話になっております」「おつかれさまです」などという件名だと、受け取っても読むのを後回しにされたり、放置されたりして他のものに紛れてしまうリスクがあります。

件名を見ただけで「忘年会のお知らせなんだな」と分かるようにしましょう。「忘年会の案内」や「忘年会のお知らせ」など一目見て分かるものにするのがマナーです。

さらに件名の後ろに「要返信」や「〇日締め切り」などと付け加えておくとすぐに読んでもらえたり、返信をもらえたりしやすくなります。

箇条書きだと分かりやすい

忘年会が行われる日時や場所、金額などは誰もが気になるところです。長々と文章で書くのではなく、箇条書きにして一目でわかるようにしておきましょう。

場所の説明は分かりやすく

忘年会の会場は住所や電話番行だけの表示ではやや不親切です。地図を乗せたり、お店までのアクセス方法を説明したり、お店のURLやQRコードも一緒に載せておくと気が効いています。

出欠の連絡についての案内

忘年会に出欠するしないの連絡方法について書いておきましょう。そうでないとバラバラの方法で連絡をしてくるので管理が大変になってしまいます。

〇日までにメールで返信をしてくださいと伝えると管理が楽です。そのほか、アプリを使ったり、スケジューラーを使ったりするのもおすすめです。分かりやすく確実に連絡が取れる方法で行いましょう。

また、出欠の締め切りは忘年会の案内を出してから1週間程度が良いでしょう。

短すぎると予定の調整が間に合わない人が出てきてしまいやすく、出席率が悪くなってしまいがちです。また、返事の締め切りが早すぎるのは不親切です。

しかし、締め切りまで長すぎると返信するのを忘れてしまう人が多くなってしまうというリスクがあります。1週間ぐらいを締め切りにするのがちょうど良いです。

自分の名前や連絡先

この忘年会の案内のメールを送ったのは誰かと言うことを最後に明記しておきましょう。ドコソコ所属の誰で連絡先は何処なのかということについて記載をしておきましょう。

上司にはあらかじめ口頭でお伺いを

忘年会の案内はメールの一斉送信がとても便利で漏れもありません。しかし、上司にたいしてはメールで案内を出す前に口頭で伝えておくのがおすすめです。日程調整の相談もできます。

また、乾杯や開会や締めの挨拶を頼みたいのならばその時にお願いするのがおすすめです。

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