電話の基本マナー:できる大人のかけ方・うけ方は?

電話をかける・受ける上で、基本的なマナーを知っておいて損はありません。

最近では、メールやチャットなどビジネスにおけるコミュニケーション・ツールは多様化していますが、普段の生活でも電話を使うシチュエーションは数多くあります。今回は、そんな電話の基本的なマナーを確認しておきましょう。

電話の時間帯

当たり前に感じるかもしれませんが、電話をかけるうえで常識的な時間帯はあります。

現代では、職種の多様化により夜勤で働く人も少なくない中、一般的に生活時間とするのは朝の8時から夜の9時です。どうしてもそれ以外の時間であるときには、先に、「朝早くから、すみません」「夜分申し訳ありません」と謝っておくと安心でしょう。

受ける側も、非常識な時間にかかってくれば緊急事態だと感じてしまうので、相手への気配りが大事です。

電話をかける側は気配りを忘れずに

「いま、お時間よろしいでしょうか」の一言をプラス

電話をかける側は、今から用件を伝えようとする気持ちの準備ができていたり、電話をかける環境が整ったときにかけられますが、一方、電話をうける側は、都合に関係なくしてかかってきます。

だからこそ、電話をかける側は、電話をうけた相手の声の様子を察する配慮が必要となり、様子によっては「いま、お話しても大丈夫ですか」や、話が長そうになる用件でしたら「いま、お時間よろしいでしょうか」などとプラスワンの気配りは大切です。

気配りをすることで、うけた側も襟を正して用件を聞く準備ができるでしょう。

固定電話にかける側が先に名乗る

携帯で電話やメール連絡ができる現在、固定電話にかかってくるのは、知人からよりも迷惑な相手の方が多いのではないでしょうか。セールスや詐欺、いたずら電話などです。

迷惑な相手に対して自分から名前を名乗り、何らかの情報を与えています。とても気分が悪いものです。電話はかけた側から先に名乗った方がいいでしょう。

電話をうける側は、優先順位を守る

人と会っているときは携帯電話に出ない

電話が鳴ったら、なるべく早く電話にでるのは基本です。その理由の一つが、電話をかけている相手にとって待たされている時間というのは、実際より長く感じるからです。

しかし、人と話している途中で携帯電話が鳴ったら、どうしましょうか。

人間関係のルールでは、いま一緒に同じ時間を過ごしている相手が最優先です。逆に、話の途中なのに携帯電話を優先してとられたら、気分は最悪です。

人と話しているときは、携帯電話が鳴っても放っておくのが基本マナーであり、仮に重要な用件が入ってくることがわかっているなら、事前に、「電話が鳴ったらこれこれの事情でとらせていただきます」と、伝えておくといいでしょう。

迷惑電話は話の途中で切っていい

固定電話にかかってくることが多いセールスなどの迷惑電話は、どう断ればいいのでしょうか。

残念ながら、うまい断りの方法はありません。

相手は仕事としてセールスをしており、電話を切らせないためのノウハウをもとにかけてきます。うまい断りの方法はないに等しく、一方的にかかってくる迷惑電話に対して礼儀はいりません。

迷惑電話と感じたら、話の途中であっても「いりません」「お断りします」などと、早めに切るといいでしょう。

最後に

電話は用件を伝えるためのツールです。

目の前に見えない相手に対して、きちんと用件を伝えられるか、また、伝えようとする用件がいかに理解できるかが肝心です。特に電話をかける側が、うける相手の様子や都合を察するといいでしょう。

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