メールの基本マナー:書き方・送り方の常識中の常識

メールはコミュニケーションの手段として、電子メール・SNSメール・ショートメールなどがあります。その手軽さから、お互いがあたり前に思っているレベルが違い、思わぬトラブルになりがちではないでしょうか。

メールを送る相手との関係性による区別が必要ですが、中でも重要なのはビジネスでも多用するメールに関するマナーです。

入力や書き方の常識をおさえる

メールアドレスは正確に

キーボードの入力では、メールアドレスやメールアカウント、パスワードなどは、半角英数字で入力します。1字でも違うとメールは届きません。

特に間違いやすいのが「1(数字の1)」と「l(アルファベットのエル小文字)」、「o(アルファベットのオー小文字)」と「0(数字のゼロ)」、「.(ドット)」と「,(コンマ)」などです。

また半角英数字は幅が狭いので、「1字あき」に気をつけるといいでしょう。

件名は必ず入れ、わかりやすく的確に

真っ先に目に入るのが、件名です。件名を読んで、「このメールは重要か」「このメールは迷惑メールか」などと瞬時に判断してしまうものです。

メールを受けた人がすぐに、用件がわかるような件名をつけることによって、迷惑メールではないことをアピールできます。また具体的な件名にしておくことによって、のちのち、「あのメールはどれだっけ」と検索しやすくなるでしょう。

特殊依存文字は使わない

インターネットは、世界中にある機種のコンピューターがつながっているため、他機種のソフトウェアと共通に使えるには制限があります。

丸付き数字、ローマ数字、単位記号、特殊記号などの特殊依存文字は、コンピューターの機種によっては異なる文字コードが割り当てているので文字化けしてしまうのです。もっとも、自分で作った文字や絵記号も文字化けします。

そのためeメールでは、機種依存文字や半角カタカナなどは使わないのが常識です。

CCやBCCを適切に使う

「CC」=「Carbon Copy」の略

複数の人に同じメールを、同時に送信する場合に使用することです。送った全員に互いのアドレスが知られるので送信先への注意が必要です。

「BCC」=「Blind Carbon Copy」の略

複数の人にメールを送る機能は「CC」と同じですが、メールアドレスは公開されません。互いのアドレスを知られずに、複数の人にメールを送る場合に使用します。

HTMLメール=「Hyper Text Markup Language」の略

HTML形式は、ホームページを作るときに使うプログラミング言語です。どうしてもHTML形式のメールで送りたいときは、相手に受信できるか確認してから送信するのが常識です。

画像を張り付けたり、文字の色や大きさを変えられるHTMLメールは便利ではありますが、きちんと受信できなかったり、正しく表示されないことがあります。また容量が大きくなりますので、ビジネスメールには不向きでしょう。

メールは、文字と記号だけのシンプルなテキスト形式(文字のみ)で送信するのが基本です。

最後に

メールは、電話に比べると時間を気にしないでやりとりができる、必要不可欠なコミュニケーション手段の1つです。

便利な分、送信したら取り消すことができないことから、送信前の確認が肝心でしょう。

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